Comment deployer Power BI dans votre entreprise

Vous avez sûrement lu de nombreux articles sur Power BI, ses capacités de déploiement rapide et simple, son coût, son utilisation intuitive… Mais connaissez-vous les implications pour votre entreprise ? Le temps et les ressources nécessaires à une intégration réussie ? Vos collaborateurs vont-ils s’approprier l’outil ?

Dans cet article, je vous propose de détailler de quelle manière vous pouvez expérimenter Power BI sans engagement, surcoût et avec des garanties de réussite !

La méthode POC (Proof Of Concept) et Power BI

Selon Wikipédia, « Une preuve de concept ou démonstration de faisabilité, est une réalisation expérimentale concrète et préliminaire, courte ou incomplète, illustrant une certaine méthode ou idée afin d’en démontrer la faisabilité. ». Dans notre cas, il s’agit donc d’expérimenter l’outil Power BI dans un cadre restreint (un service pendant 2 mois par exemple) afin d’évaluer sa capacité à répondre aux besoins de l’entreprise.

Cette méthode est particulièrement pertinente dans le cas du déploiement de Power BI, au regard notamment des problématiques suivantes :

• De quelle licence ai-je besoin ? Cette question est cruciale puisque le coût de Power BI peut varier de 9€ (voire zéro…) /mois/utilisateur à plus de 3 000€/mois pour l’ensemble de votre société.
• Qui va développer et/ou maintenir les rapports ? Une intégration réussie ne peut se faire sans collaborateur ou prestataire investi et chargé de faire vivre les outils Power BI.
• Est-ce que Power BI répond à mes besoins d’analyse et d’aide à la prise de décision ? Ce n’est que sur des cas concrets que vous pourrez vous assurer de la pertinence de l’outil dans votre environnement particulier.

A la fin de votre expérimentation, vous pourrez valider ou non le choix de votre outil, mais surtout définir son cadre d’application, ses contraintes etc…

Les étapes de la POC

Voici quelques clés pour démarrer une POC sur le déploiement de Power BI :

1. Désignez un(e) Responsable de Projet, chargé d’organiser et animer les ateliers de découverte et de formation, suivre l’évolution de projet et faire le lien entre les différents intervenants.
2. Définissez le cadre de votre POC. Sur quels exemples ? Avec qui ? Pendant combien de temps ? Quel est le résultat attendu ?
3. Planifiez vos ressources. Vos collaborateurs auront besoin de temps, vos équipes informatiques seront sollicités… Vous devez mobiliser vos ressources pour éprouver l’outil !
4. Démarrez l’expérimentation. Vous aurez surement besoin de sessions de formation, d’accompagnement au développement, d’expertise sur les choix à prendre…
5. Clôturez l’expérimentation. Peut-être l’étape la plus important, car elle vous amènera à prendre une décision à long terme ! Vous devrez réunir l’ensemble des participants et poser les questions suivantes : l’outil répond-il à votre besoin ? Son déploiement dans votre équipe vous semble pertinent ? Quel sont les ressources nécessaires pour vous accompagner ?

Votre POC Power BI avec les Experts

Une entreprise d’une centaine de salariés souhaite déployer un outil de Business Intelligence afin de piloter ses données commerciales et opérationnelles. Le responsable du projet contacte les Experts Power BI pour l’aider dans son choix d’outil.

1. Lors du premier contact, les Experts Power BI font une démonstration de l’outil avec des exemples réels, expliquent les différentes licences Power BI et ses modalités d’utilisation.
2. Il est décidé de démarrer une POC rapidement pour motiver les équipes et démontrer les possibilités de Power BI aux collaborateurs.
   • L’expérimentation se portera sur l’équipe des ventes durant 2 mois. C’est la durée de la période d’essai sur Power BI, ce qui permet à l’entreprise de n’acheter aucune licence.
   • 3 ateliers de travail seront organisés sur les 2 premières semaines pour que les Experts démarrent le développement des premiers Tableaux de Bord.
   • Au début du 2^ème mois, les rapports Power BI sont diffusés aux équipes. Des ajustements sont apportés au fur et à mesure des tests.
3. Une réunion de bilan est organisée après 2 mois de POC. En lien avec nos experts, la décision est prise de poursuivre avec Power BI ou non.